Je bent halverwege een nagelbehandeling als je cliënte je vertelt dat ze diabetespatiënte is. Ze was het “even vergeten” te melden. Of iemand belt drie uur voor zijn afspraak af, voor de tweede keer deze maand. Of een cliënt beweert dat jouw behandeling een wond heeft veroorzaakt, terwijl die huid al weken kwetsbaar was. Dit zijn geen uitzonderingen in het werk van een pedicure: dit zijn terugkerende situaties in een vak dat gevaarlijk dicht tegen medische zorg aanschuurt. Standaard algemene voorwaarden uit een willekeurige generator bieden hier nauwelijks bescherming, want die zijn geschreven voor een webshop of een tekstschrijver, niet voor iemand die met een scalpel aan andermans voeten werkt. Dit artikel legt clausule voor clausule uit wat jij als pedicure of voetverzorger nodig hebt.

Waarom standaard algemene voorwaarden niet werken voor een pedicurepraktijk

De meeste generieke voorwaardentemplates gaan uit van een eenvoudige situatie: je levert een dienst of product, de klant betaalt, klaar. Maar een pedicurepraktijk heeft drie specifieke risico’s die dat plaatje compleet veranderen.

Het eerste risico is behandelingsschade. Je werkt met scherp gereedschap op een lichaamsdeel dat bij veel cliënten al beschadigd of gevoelig is. Een kleine snijwond kan bij een gezonde cliënt onschuldig zijn, maar bij iemand met een slechte doorbloeding of een verhoogde infectiegevoeligheid ernstige gevolgen hebben. Dat betekent dat jij niet alleen aansprakelijk kunt worden gesteld voor fouten, maar ook voor gevolgen die niets met jouw handelen te maken hebben.

Het tweede risico is het medisch grensgebied. Pedicures die werken met de kwalificatie “medisch pedicure” of die cliënten behandelen met diabetes, reuma of andere aandoeningen, bewegen zich op het raakvlak van zorg en schoonheidsverzorging. De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) stelt dan wettelijke eisen aan je klachtenprocedure. Dat is iets wat vrijwel geen enkel standaardtemplate voor ondernemers afdekt.

Het derde risico is de kwetsbare doelgroep. Een groot deel van de cliënten bij een pedicure zijn ouderen, mensen met chronische aandoeningen of mensen die bloedverdunners gebruiken. Zij kunnen zelf niet altijd goed inschatten welke informatie relevant is om te melden. Als jij dat niet contractueel afdwingt, sta je bij een conflict met lege handen.

Clausule 1: Intake en gezondheidsverklaring

Dit is de meest cruciale clausule voor jouw branche en tegelijk de meest vergeten. Je algemene voorwaarden moeten expliciet vastleggen dat de cliënt vóór de eerste behandeling verplicht is om medisch relevante informatie te verstrekken. Denk aan diabetes, doorbloedingsstoornissen, gebruik van bloedverdunners zoals acenocoumarol of rivaroxaban, of een verminderd gevoel in de voeten door bijvoorbeeld neuropathie.

Formuleer dit actief, niet passief. Niet: “Cliënten worden verzocht relevante aandoeningen te melden.” Maar: “De cliënt is verplicht vóór aanvang van de eerste behandeling en bij wijzigingen in zijn of haar gezondheidssituatie alle medisch relevante informatie te verstrekken via het intakeformulier. Behandeling vindt uitsluitend plaats op basis van volledig ingevulde intake-informatie.”

Koppel hier een intakeformulier aan dat de cliënt tekent of digitaal bevestigt. Bewaar dit in je behandeldossier. Als een cliënte later zegt dat ze niet wist dat ze haar diabetes moest melden, heb jij het bewijs dat ze de vragenlijst heeft ontvangen en getekend.

Clausule 2: Afbakening van de behandeling en het medisch voorbehoud

Leg in heldere taal vast wat je wel doet en wat je niet doet. Dit beschermt je aan twee kanten: cliënten die te veel verwachten, en cliënten die achteraf beweren dat je iets had moeten doen wat buiten jouw vakgebied valt.

Een goede afbakeningsclausule beschrijft concreet dat jij als pedicure geen medische diagnoses stelt, geen behandelingen uitvoert die voorbehouden zijn aan artsen of podologen, en dat je bij twijfel over de medische toestand van een cliënt de behandeling mag weigeren of onderbreken en de cliënt doorverwijst naar een arts. Formuleer ook dat je niet aansprakelijk bent voor schade die ontstaat doordat een cliënt onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt bij de intake.

Voeg ook een weigeringsrecht toe. Dat klinkt streng, maar het is noodzakelijk. Als een cliënt met open wonden of een actieve infectie de behandelstoel instapt en jij hebt dit recht niet vastgelegd, sta je zwak als je weigert én zwak als je toch doorgaat en schade ontstaat.

Clausule 3: Aansprakelijkheidsbeperking bij behandelingsschade

Je kunt je aansprakelijkheid beperken, maar niet onbeperkt. Clausules die alle aansprakelijkheid volledig uitsluiten zijn onder het Nederlandse consumentenrecht nietig, omdat ze de cliënt rechten ontnemen die hij of zij wettelijk heeft. Wat je wél kunt doen, is aansprakelijkheid beperken tot het bedrag dat je beroepsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert, of tot het factuurbedrag van de betreffende behandeling.

Een redelijke formulering is: “De aansprakelijkheid van de pedicure voor directe schade als gevolg van de behandeling is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt, dan wel tot het gefactureerde behandelbedrag indien geen verzekeringsuitkering plaatsvindt.” Voeg toe dat je niet aansprakelijk bent voor indirecte schade, gevolgschade of schade die ontstaat door onjuiste informatie van de cliënt.

Zorg ook dat je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt die aansluit op je praktijk. Zonder die verzekering is een aansprakelijkheidsclausule papier zonder inhoud.

Clausule 4: Foto- en dossierbeleid

Veel pedicures maken voor- en nafoto’s, maar leggen nergens vast dat ze dit doen en wat ze daarmee doen. Dat is een AVG-probleem én een bewijsprobleem. Voeg een clausule toe die aangeeft dat je behandelfoto’s maakt als onderdeel van het behandeldossier, dat deze foto’s worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn voor dossiers in de zorgsector (in de meeste gevallen vijftien jaar), en dat de cliënt bij aanvang van de behandeling toestemming geeft voor dit gebruik.

Gebruik die toestemming nooit automatisch ook voor marketingdoeleinden. Dat vereist een aparte, expliciete toestemming. Een foto van een ingegroeide nagel voor en na behandeling mag je niet zomaar op Instagram zetten, ook al is de voet niet herkenbaar als van een specifieke persoon. Leg dit netjes gescheiden vast.

Clausule 5: No-showbeleid en late afzeggingen

Een pedicureafspraak duurt gemiddeld 45 tot 90 minuten. Als een cliënt niet opdaagt of te laat annuleert, loop jij directe omzet mis die je niet kunt opvullen. Een no-showclausule is daarvoor het antwoord, maar formuleer hem juridisch juist.

Het verschil tussen een annuleringsvergoeding en een boete is belangrijk. Een boete straft gedrag; een annuleringsvergoeding vergoedt aantoonbare schade. Rechters en geschillencommissies kijken kritisch naar boetes in consumentenverhoudingen. Houd het op een vergoeding en koppel die aan een redelijke termijn. Gangbaar in de branche is: bij annulering korter dan 24 uur voor de afspraak wordt 50 tot 100 procent van het behandelbedrag in rekening gebracht. Vermeld dit expliciet in de voorwaarden én op het moment van boeking, zodat de cliënt vooraf op de hoogte is.

Clausule 6: Betalingsvoorwaarden

Leg vast wanneer betaald wordt (bij voorkeur direct na de behandeling of uiterlijk binnen 14 dagen bij factuur), hoe meerwerk in rekening wordt gebracht als een behandeling langer duurt dan gepland, en wat er gebeurt bij wanbetaling. Verwijs bij incassokosten naar de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Op grond van die wet mag je bij een vordering tot 250 euro maximaal 40 euro aan incassokosten in rekening brengen. Die wettelijke staffel loopt op bij hogere bedragen. Noem dit in je voorwaarden, zodat je bij een eventuele incassoprocedure al een juridische basis hebt gelegd.

Clausule 7: Klachtenafhandeling en de Wkkgz

Als jij als pedicure werkt met cliënten die zorg ontvangen in de zin van de Wkkgz, ben je wettelijk verplicht om een klachtenprocedure te hebben. Dit geldt in elk geval voor medisch pedicures die cliënten behandelen met complexe voetproblematiek. Leg in je voorwaarden vast dat een cliënt een klacht altijd eerst bij jou kan indienen, dat je binnen een redelijke termijn (14 tot 28 dagen) reageert, en dat je bij een niet opgeloste klacht verwijst naar een erkende geschilleninstantie. Sluit je aan bij een brancheorganisatie zoals ProVoet of de Nederlandse Vereniging van Podotherapeuten als dat relevant is; zij bieden vaak een collectieve klachtenprocedure.

Zo presenteer je de algemene voorwaarden aan cliënten

Voorwaarden die je niet aantoonbaar hebt verstrekt vóór de behandeling, zijn niet geldig verklaard. Het moment van overhandigen is daarmee net zo belangrijk als de inhoud. Stuur de voorwaarden mee bij de boekingsbevestiging als je werkt met een online systeem, of laat de cliënt ze tekenen bij de eerste intake. Bij terugkerende cliënten is het verstandig om jaarlijks te bevestigen dat de voorwaarden nog gelden, zeker als je ze hebt bijgewerkt.

Digitale akkoordverklaringen via e-mail of boekingssoftware zijn rechtsgeldig, mits je kunt aantonen dat de cliënt ze heeft ontvangen en bevestigd. Een simpele checkbox bij online boeking met de tekst “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden (link)” is voldoende, zolang de link werkt en de voorwaarden leesbaar zijn.

Veelgemaakte fouten bij bestaande algemene voorwaarden van pedicures

De meest voorkomende fout is kopieerwerk uit andere branches. Een pedicure die de voorwaarden van een kapperszaak of schoonheidssalon heeft aangepast, mist vrijwel altijd de medische intake-verplichting, het medisch voorbehoud en de Wkkgz-klachtenprocedure. Dat zijn geen kleine omissies; dat zijn de clausules waarop je je bij een conflict het meest beroept.

Een tweede veelvoorkomende fout is vaagheid. “De pedicure is niet aansprakelijk voor schade” is een zin die in een geschillenprocedure niets waard is. Te brede uitsluitingen zijn nietig in consumentenverhoudingen. Wees specifiek over wat je uitsluit en waarom.

En ten slotte: vergeten te updaten. Je algemene voorwaarden voor je pedicurepraktijk zijn geen document dat je eenmalig opstelt en daarna tien jaar vergeet. Controleer ze elk jaar, zeker als je nieuwe behandelingen toevoegt, van locatie verandert of als wetgeving wijzigt.

Met de zeven clausules in dit artikel dek je de risico’s af die specifiek zijn voor jouw vak: behandelingsschade, medische grenzen en kwetsbare cliënten. Dat is wezenlijk anders dan de standaardtekst die je online tegenkomt. Gebruik onze gratis generator om deze clausules direct te verwerken in jouw eigen algemene voorwaarden. Binnen drie minuten heb je een document dat past bij jóuw praktijk.