Klant betaalt factuur niet

De meest voorkomende ergernis voor zelfstandigen en MKB. Goede algemene voorwaarden + een gestructureerd proces verschillen tussen incidenteel betaald worden en consistent betaald worden.

Stappenplan

1. Vriendelijke herinnering (dag 1 na vervaldatum)

Een mailtje of telefoontje: “Heeft u onze factuur gemist? Vergissing kan natuurlijk gebeuren.” Geen toon van verwijt – vaak is het simpelweg vergeten.

2. Aanmaning (dag 14 na vervaldatum)

Schriftelijk (post of e-mail). Vermeld: factuurnummer, openstaand bedrag, nieuwe betaaltermijn (meestal 14 dagen), en de aankondiging dat je daarna incassokosten en rente in rekening brengt. Dit is je ingebrekestelling. Bewaar bewijs van verzending.

3. Tweede aanmaning + sommatie (dag 30)

“Bij betaling vóór [datum] kunt u de extra kosten voorkomen. Daarna dragen wij de vordering over aan ons incassobureau.” Vermeld het exacte bedrag inclusief rente en incassokosten.

4. Incassobureau of deurwaarder (dag 45+)

Een incassobureau werkt op basis van no-cure-no-pay (de klant betaalt de kosten) en kost je niets als ze niet incasseren. Een deurwaarder gaat verder en kan beslagleggen – wel vooraf kosten.

5. Gerechtelijke procedure

Bij bedragen onder €25.000 is dit een procedure bij de kantonrechter zonder verplichte advocaat. Een procedure bij de rechtbank kost al snel €1.000+ aan griffierecht en advocaatkosten – alleen lonend bij hogere bedragen.

Wat moet er in je voorwaarden staan?

• Betalingstermijn (14 of 30 dagen na factuurdatum)
• Verzuim van rechtswege na verstrijken termijn (anders moet je nog steeds aanmanen)
• Rentepercentage (1% per maand of wettelijke handelsrente)
• Incassokosten conform WIK (B2C) of vast bedrag van €40 + buitengerechtelijke kosten (B2B)
• Eventueel: opschorting van levering bij wanbetaling

Preventie

• Bij grote opdrachten: aanbetaling vragen
• Periodiek factureren in plaats van pas aan het einde
• Automatische incasso voor abonnementen
• Vooraf creditcheck (KvK, Graydon) bij nieuwe zakelijke klanten
• Persoonlijk contact maken – anonieme klanten betalen slechter

Waarom dit begrip ertoe doet

Begrip van klant betaalt factuur niet is cruciaal voor elke Nederlandse ondernemer die met algemene voorwaarden werkt. Een verkeerd begrip leidt in de praktijk tot conflicten met klanten, leveranciers of de rechter. Met de juiste interpretatie sta je sterker bij geschillen, voorkom je dat clausules worden vernietigd, en bouw je een betrouwbare contract-basis.

Praktisch gebruik

In onze branche-specifieke voorbeelden is dit principe verwerkt in clausules die voor jouw situatie relevant zijn. Gebruik de gratis generator om in 3 minuten een document te bouwen dat aan de actuele Nederlandse wetgeving voldoet.

Gerelateerde begrippen

• Klant zegt abonnement tussentijds op
• Voorwaarden niet ter hand gesteld
• Klant claimt schade ondanks beperking

Voor meer juridische begrippen, bezoek de volledige kennisbank. Praktijkverhalen en stappenplannen vind je in ons blog.