Voorwaarden aanpassen bij bestaande klanten

Een klassieke valkuil: je past je voorwaarden aan (bijv. langere betalingstermijn, andere aansprakelijkheid) en denkt dat dat automatisch geldt voor iedereen. Helaas – voor bestaande klanten gelden nog steeds de oude voorwaarden, tenzij je iets actief regelt.

Voor nieuwe klanten

De nieuwe voorwaarden gelden vanaf het moment dat ze worden ter hand gesteld. Stuur ze mee bij offertes, plak ze op je website met datum, en je bent klaar.

Voor bestaande klanten (eenmalige opdrachten)

Bij een eenmalige opdracht gelden de voorwaarden die ten tijde van die opdracht zijn afgesproken. Bij een nieuwe opdracht ben je vrij om de nieuwe voorwaarden toe te passen – maar dan moet je ze opnieuw ter hand stellen en de klant moet akkoord gaan.

Voor abonnementen of doorlopende contracten

Dit is het lastigst. Voor lopende contracten gelden de voorwaarden bij sluiting, tenzij in het contract zelf een wijzigingsclausule is opgenomen.

Wijzigingsclausule

Standaard formulering:

“[Bedrijf] is gerechtigd deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aan de klant gecommuniceerd. Bij wezenlijke wijzigingen heeft de klant het recht het contract op te zeggen vóór de datum van inwerkingtreding.”

Belangrijk: een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid bij consumenten staat op de grijze lijst. Je moet aantonen dat de wijziging redelijk en niet bezwarend is. Voor B2B veel meer ruimte.

Wat is een “wezenlijke wijziging”?

• Prijsverhoging boven inflatie
• Vermindering van geleverde dienst of functionaliteit
• Verkorting van garantie of opzegtermijn
• Verzwaring van klantverplichtingen

Bij wezenlijke wijzigingen moet de klant een redelijke termijn (minimaal 30 dagen) krijgen om op te zeggen zonder afkoopkosten.

Hoe communiceer je wijzigingen?

• E-mail: aan alle bestaande klanten met heldere uitleg van wat er verandert
• In-app notificatie bij SaaS: vereist actief akkoord (“Ik ga akkoord met de nieuwe voorwaarden”)
• Brief: bij grote zakelijke klanten – meer formeel
• Banner op je website: alleen ondersteunend, niet voldoende als enig communicatiemiddel

Wat als klant niet reageert?

Als je de wijziging tijdig hebt gecommuniceerd én een redelijke termijn hebt gegeven om op te zeggen, geldt stilzwijgend doorgebruik als akkoord met de nieuwe voorwaarden. Bewaar bewijs van verzending én een leeg ontvangen-vakje voor klachten.